Reducir la frustración en los libros y en las hojas de Excel

Reducir la frustración en los libros y en las hojas de cálculo de Excel

Quizá la regla más importante a seguir cuando se diseña una hoja de cálculo es tener una visión a largo plazo y nunca presuponer que no necesitará añadir más datos o fórmulas a la hoja de cálculo, ya que la probabilidad de que ocurra esto es alta.

Teniendo esto en mente, deberás dedicar alrededor del 80% de tu tiempo

en planificar la hoja de cálculo y alrededor de un 20% en implementarla.

Aunque esto pueda parecer extremadamente ineficiente a corto plazo, podemos asegurar que a largo plazo será una gran ventaja, además de que después de haber hecho varias planificaciones, luego será mucho más sencillo.

Recuerde que las hojas de calculo están pensadas para hacer sencilla la obtención de la información por parte de los usuarios, no sólo para presentarla y que tenga buen aspecto.

Trucos sobre la estructuración

Sin duda, el fallo número uno que cometen muchos usuarios de Excel cuando crean sus hojas de cálculo es que no configuran y organizan la distribución de la información en la manera en la que Excel y sus características esperan. A continuación, se muestran algunos de los fallos

más comunes que cometen los usuarios cuando organizan una hoja de cálculo:

. Dispersión innecesaria de los datos a lo largo de diferentes libros.

. Dispersión innecesaria de los datos a lo largo de diferentes hojas de cálculo.

. Dispersión innecesaria de los datos a lo largo de diferentes tablas.

. Tener filas y columnas en blanco en tablas con datos.

. Dejar celdas vacías para datos repetidos.

Los tres primeros puntos de la lista tienen que ver con una cosa: siempre debe intentar mantener los datos relacionados en una tabla continua. he podido ver hojas de cálculo que no siguen esta simple regla y por tanto están limitadas en su capacidad para aprovechar por completo algunas de las funciones más potentes de Excel, incluyendo las tablas dinámicas, los subtotales y las fórmulas. En dichos escenarios sólo podrá utilizar estas funciones aprovechándolas por completo cuando organice sus datos en una tabla muy sencilla.

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