Dominar Microsoft Excel | Buenas practicas Microsoft Excel

Microsoft Excel es una buena herramienta para todo acerca de cálculos numéricos e información. Es el más utilizado de todos los programas de Microsoft Office. Es utilizado para crear tablas dinámicas, gráficos, y para realizar cálculos. Excel es flexible, fácil y útil, a menos que termine descuidando sus hojas de cálculo.

Si acumulando datos en sus hojas de cálculo con poca organización, pronto terminará con un monstruo fuera de control. Cuando esto sucede, Excel puede ser una pesadilla; Lento para cargar y responder, propenso a la corrupción, y extremadamente ineficiente.

Existen hojas de cálculo excesivamente grandes en muchas oficinas. Este tipo de archivos se alimentan del poder del procesador y la memoria. Eventualmente, consumen tanto de los recursos de su computadora que se convierte en contraproducente al tratar de abrirlos. Ahí es donde la pérdida de datos se produce y terminamos frustrados.

Como dominar Microsoft Excel | Aprenda Microsoft Excel

Microsoft Excel es una hoja de cálculo que utilizamos para almacenamiento de datos y es una parte importante del proceso de administración de negocios en muchas organizaciones y empresas. La capacidad de entender este programa y trabajar con él es esencial para todos los niveles desde el nivel operativo hasta la alta dirección. Muchas organizaciones enumeran la posibilidad de utilizar Excel como requisito para poder optar a un empleo. La capacidad de dominar este programa es de gran importancia y beneficiará a cualquier persona al momento de solicitar un empleo.

Crear una base de datos en Microsoft Excel | Base de datos en Excel

Como crear una base de datos en Microsoft Excel. Una base de datos en esencia es lo que se considera una colección de información que está relacionada de alguna manera. Por ejemplo, si usted estaba ejecutando una empresa y la venta de un producto que puede tener una base de datos que simplemente lista todas las ventas que ha hecho durante un período de tiempo. Almacenar estos datos en una base de datos tendría sentido como la información de la empresa y la venta de un producto está relacionado y como tal sería apropiado para la base de datos.

Hay muchos tipos diferentes de bases de datos disponibles tales como bases de datos de Microsoft Access, bases de datos de Oracle, bases de datos de MySQL y así sucesivamente pero Microsoft Excel también tiene una forma de una base de datos conocida como lista de la base de datos. La forma de la lista es prácticamente la misma que las otras bases de datos, ya que los datos se encuentran en encabezados de columna en filas, pero después de ese punto común, la base de datos de Excel va en su propia dirección. Ver, para buscar datos específicos dentro de una base de datos de Microsoft Excel o lista de Excel no usamos el lenguaje de base de datos común de SQL, realmente utilizamos funciones escritas especialmente. Estas funciones son escritas por usted y son conocidas como criterios.

Turorial de Excel

Excel para Principiantes

Excel es una de las herramientas mas potentes y versátiles de la suite Office de Microsoft, muchas empresas confían en Excel para todo tipo de tareas, desde formularios de pedidos a la gestión de inventarios, sin olvidarse de las evidentes tareas de contabilidad.

Porque utilizar Excel?

La respuesta es fácil, Excel es un paquete especializado en cálculos de todo tipo y gráficas  especialmente creado para Nominas, Inventarios, Base de datos, etc. Podría seguir con la lista de cosas que se pueden hacer en Excel, por lo tanto ¿porque no usarlo? 

En las últimas versiones de Excel (2007, 2.010 y 2013 ) se han incorporado una gran cantidad de nuevas herramientas orientadas al "Business Intelligence". Estas nuevas tecnologías facilitan aún más la extracción y análisis de datos para tener una visión histórica, actual y predictiva del negocio.

Navegando por la web me encontré con esta revista de computerhoy.com, que lo comparto para quienes están iniciando con Excel, las imágenes son de la versión 2013, por lo que es útil para todo tipo de usuario sin importar el nivel de Excel que sabe.

Tablas de Excel

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene el encabezado de las columnas (es decir los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos de la tabla.
Es como una tabla de base de datos de access, también se les llama listas de base de datos.

Para facilitar la administración y el análisis de datos relacionados, se puede convertir un rango de celdas en una tabla de Excel.

Como crear una tabla
Ubicarse en la hoja de cálculo en donde se desea crear la tabla, seleccione el rango de celdas que se incluye en la tabla. Las celdas pueden estar vacías o contener datos.
Seleccione la ficha Insertar,
luego en el grupo Tablas,
haga clic en Tabla.

Método abreviado de teclado  También puede presionar estas opciones:

 CTRL+Q
 CTRL+T.

Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de verificación "La tabla tiene encabezados".

Cerrar varios libros de Excel a la vez

Cuando trabajamos varios archivos de Excel cada vez abrimos mas y mas libros al mismo tiempo. Pero una vez que todo ya esta terminado, nos vemos con un pequeño problema que tenemos que cerrar uno por uno y eso lleva tiempo.

Para no tener que ir cerrando de uno en uno cada uno de los libros, realizaremos los siguientes pasos:

* Pulsa la tecla Mayús.

* Sin soltar pincha en la esquina superior, es decir en donde esa la "x", situada en la parte superior derecha de la pantalla de excel.

* Hacer clic y todos los libros de Excel que están abiertos se cerraran a la vez.

No solo se cierran los libros, también el programa Excel.

Al abrir cualquier archivo de Excel se demora mucho.

Al abrir cualquier archivo desde el explorador se demora mucho para cargar la información pero si se abre primero el Excel y luego se abre el archivo funciona bien, si tienes este tipo de problemas con Excel realiza los siguientes pasos para solucionarlo.

Hay que quitar los complementos COM de Excel. Para ello debemos ingresar a:

-Archivo/opciones

-Luego ingresamos en Complementos.

-Abajo a la derecha tenemos la opción de "Complementos Excel", debemos hacer clic en la palabra para que se -despliegue las opciones y seleccionar "complementos COM"

-Luego desmarcamos los complementos que tenemos allí.

-Aceptamos todo.

-Cerramos Excel y probamos el archivo.

Espero les sea útil, si encaso se encuentran con este problema.

Descripción de Office 2010 SP1

Microsoft Office 2010 Service Pack 1 (SP1) proporciona las últimas actualizaciones para Office 2010. Este Service Pack incluye dos categorías principales de correcciones:

Correcciones no lanzadas previamente que se realizaron específicamente para este Service Pack. Además de las correcciones de productos generales, estas correcciones incluyen mejoras en estabilidad, rendimiento y seguridad.

Todas las actualizaciones públicas publicadas hasta junio de 2011 y todas las actualizaciones acumulativas publicadas hasta abril de 2011.

En este caso solo mensionaremos las mejoras para Excel, que son las siguientes:

Excel 2010 SP1

Mejora la estabilidad general, el rendimiento y la compatibilidad con versiones anteriores resolviendo problemas que afectan a muchos usuarios. Para consultar soluciones a errores específicos.

Los nombres de las funciones mantienen la compatibilidad con versiones anteriores de Excel en checo, neerlandés, danés, italiano, noruego, portugués, portugués brasileño, español, sueco y turco.

Visto en: support.microsoft.com

Método abreviado de Pegado Especial

Dependiendo de lo que estemos trabajando a veces necesitamos copiar formulas y pegarlos como texto o transponer lo copiado, Etc, la opcion "Pegado Especial" es conocido por todos nosotros, pero pocos conocer el método abreviado para evitar realizar varios pasos.

Bueno el método abreviado para ver la ventana de Pegado Especial es Ctrl + Alt + V, y te aparecerá la ventana para que selecciones la opción que vas a utilizar, claro que antes debes de dar la orden de copiado, o de lo contrario no funcionara.

Reducir la frustración en los libros y en las hojas de Excel

Reducir la frustración en los libros y en las hojas de cálculo de Excel

Quizá la regla más importante a seguir cuando se diseña una hoja de cálculo es tener una visión a largo plazo y nunca presuponer que no necesitará añadir más datos o fórmulas a la hoja de cálculo, ya que la probabilidad de que ocurra esto es alta.

Teniendo esto en mente, deberás dedicar alrededor del 80% de tu tiempo

en planificar la hoja de cálculo y alrededor de un 20% en implementarla.

Aunque esto pueda parecer extremadamente ineficiente a corto plazo, podemos asegurar que a largo plazo será una gran ventaja, además de que después de haber hecho varias planificaciones, luego será mucho más sencillo.

Recuerde que las hojas de calculo están pensadas para hacer sencilla la obtención de la información por parte de los usuarios, no sólo para presentarla y que tenga buen aspecto.

Trucos sobre la estructuración

Sin duda, el fallo número uno que cometen muchos usuarios de Excel cuando crean sus hojas de cálculo es que no configuran y organizan la distribución de la información en la manera en la que Excel y sus características esperan. A continuación, se muestran algunos de los fallos

más comunes que cometen los usuarios cuando organizan una hoja de cálculo:

. Dispersión innecesaria de los datos a lo largo de diferentes libros.

. Dispersión innecesaria de los datos a lo largo de diferentes hojas de cálculo.

. Dispersión innecesaria de los datos a lo largo de diferentes tablas.

. Tener filas y columnas en blanco en tablas con datos.

. Dejar celdas vacías para datos repetidos.

Los tres primeros puntos de la lista tienen que ver con una cosa: siempre debe intentar mantener los datos relacionados en una tabla continua. he podido ver hojas de cálculo que no siguen esta simple regla y por tanto están limitadas en su capacidad para aprovechar por completo algunas de las funciones más potentes de Excel, incluyendo las tablas dinámicas, los subtotales y las fórmulas. En dichos escenarios sólo podrá utilizar estas funciones aprovechándolas por completo cuando organice sus datos en una tabla muy sencilla.

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Escribir Números fraccionarios en Excel

Números fraccionarios. Introducir números fraccionarios en Excel puede resultar complicado. Si se ingresa por ejemplo 3/5, Excel lo interpreta como una fecha y queda de la siguiente forma 3- May. Para hacerle saber a Excel que se trata de una fracción hay que ingresar los números así: 0 3/5. En pantalla se verá 3/5, mientras que internamente el programa almacena 0.6 de igual forma hay que proceder con valores como por ejemplo 6 3/5, es decir con una parte entera y otra fraccionaria

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Tips Excel "combinaciones de teclas"

Excel posee un variado conjunto de combinaciones de teclas y entre los que resultan más útiles se encuentran:

Atajos de filas y columnas: Si no quieres utilizar el mouse, existen ciertas combinaciones de teclas para realizar cambios en filas y columnas del documento. La combinación de teclas Ctrl+9, sirve para ocultar fila; Ctrl+Mayúsculas+8, muestra la fila; Ctrl+0, oculta la columna; y Ctrl+Mayúsculas+9 sirve para mostrar columna.

Para generar un gráfico automáticamente: que el mismo tome los datos de un rango previamente seleccionado, se utiliza F11
para agregar una nueva hoja de trabajo en el libro, presione Mayúsculas+F11
para abrir el editor de Visual Basic y poder escribir y modificar los macros en ese lenguaje, pulse Alt+F11
para ejecutar una macro, se presiona Alt+F8
para cambiar la fuente, Ctrl+Mayúsculas+F
para cambiar el tamaño de la fuente, Ctrl+Mayúsculas+M.
para ver el formato de la celda, Ctrl+1 (tecla alfanumérico)
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Tips para darle un mejor uso a Excel

Excel es un programa muy completo en el cual existen muchas formas de ganar tiempo. Aquí comparto los tips más comunes y útiles, los que te permitirán descubrir que sólo estabas utilizando un porcentaje mínimo de las funciones disponibles en este excelente programa de ofimática.

Edición de fórmulas: Para borrar el contenido mientras estas editando una fórmula en la barra de fórmulas, primero debes seleccionar los caracteres o números que quieres modificar, y luego pulsar la tecla Supr. Si no quieres tardar tiempo seleccionando los caracteres, pulsa la combinación de teclas Ctrl+Supr y se borrarán todos los caracteres desde el punto donde está el cursor hasta el final de la línea.

Te doy un consejo para editar una fórmula compleja, para que Excel la reconozca sólo como texto, copiar y pegarlo en otra celda y quitar el signo igual. Una vez que realizas esto, puedes trabajar en la fórmula original.

En el caso que los resultados no sean los esperados, restaura la fórmula desde la copia de resguardo, agregándole el signo igual adelante.

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Microsoft Excel | Versiones de Excel

Microsoft Excel es una aplicación de hoja de cálculo o un libro de trabajo de gran alcance. Un libro es una aplicación informática que permite al usuario introducir una serie de números, junto con otros datos. El propósito de la aplicación de Excel es permitir a los usuarios recopilar datos similares en una ubicación específica para uso actual y/o futuro. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

Excel es quizás el programa informático más importante que se utiliza actualmente en el lugar de trabajo. Es por eso que muchos trabajadores y posibles empleados tienen que aprender Excel para entrar o permanecer en el lugar de trabajo.

Desde el punto de vista del empleador, particularmente en el campo de los sistemas de información, el uso de Excel como una herramienta informática para el usuario final es esencial. No sólo son muchos los profesionales de negocios que utilizan Excel para realizar las tareas funcionales diarias en el lugar de trabajo, un número creciente de empleadores se basan en Excel para el apoyo de decisión

Historia y versiones

Microsoft comercializó originalmente un programa de Hoja de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M , pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayudó a Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja de cálculo de PC. Este logro solidificó a Microsoft como un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo como desarrollador de software GUI. Microsoft empujó su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años. La versión actual para la plataforma Windows es Excel 14.0, también denominada Microsoft Excel 2010. La versión actual para Mac OS X es Microsoft Excel 2011.

Fuente Wikipedia