Como crear una base de datos en Microsoft Excel. Una base de datos en esencia es lo que se considera una colección de información que está relacionada de alguna manera. Por ejemplo, si usted estaba ejecutando una empresa y la venta de un producto que puede tener una base de datos que simplemente lista todas las ventas que ha hecho durante un período de tiempo. Almacenar estos datos en una base de datos tendría sentido como la información de la empresa y la venta de un producto está relacionado y como tal sería apropiado para la base de datos.
Hay muchos tipos diferentes de bases de datos disponibles tales como bases de datos de Microsoft Access, bases de datos de Oracle, bases de datos de MySQL y así sucesivamente pero Microsoft Excel también tiene una forma de una base de datos conocida como lista de la base de datos. La forma de la lista es prácticamente la misma que las otras bases de datos, ya que los datos se encuentran en encabezados de columna en filas, pero después de ese punto común, la base de datos de Excel va en su propia dirección. Ver, para buscar datos específicos dentro de una base de datos de Microsoft Excel o lista de Excel no usamos el lenguaje de base de datos común de SQL, realmente utilizamos funciones escritas especialmente. Estas funciones son escritas por usted y son conocidas como criterios.
¿cómo creamos una base de datos en Microsoft Excel
Primero, hay una regla que debemos seguir siempre y que es una base de datos de Excel por hoja de trabajo. Si necesita tener varias bases de datos excel dentro de su libro simplemente coloque cada base de datos de Excel en una hoja de cálculo separada.
Lo siguiente que debe seguir es que la base de datos de la primera fila debe contener el encabezado de la lista. Esa es la primera fila contiene sus nombres de campo. Además cada uno de los nombres de campo debe ser 100% único. No puede tener dos nombres de campo con el mismo nombre o de nuevo tendrá una lista que no funcionará.
El siguiente problema que necesita preocuparse es identificar los nombres de los campos. Las bases de datos de Excel tienen una regla simple, los nombres de campo o de columna deben ser únicos. Ahora la manera que usted los identifica es fácil, todo lo que usted tiene que hacer es asegurar los nombres de campo son muchos diversos tipos de datos, formato, patrón etc. al resto de la base de datos en su lista. Generalmente lo que hago es dar formato a mis nombres de campo en negrita para satisfacer este requisito.
Cuando ingresa datos en su lista, cada celda de cada registro debe contener algún valor, incluso si está en blanco (un valor en blanco todavía se considera un valor) y cada registro debe contener el mismo número de campos. Si no hay datos específicos para un campo, simplemente déjelo en blanco y muévalo al siguiente campo.
Asegúrese de que cuando ingresa datos en un campo que no tiene espacios antes del texto o al final del texto en el campo. Si usted tiene espacios, entonces lo que sucederá es que la clasificación y búsqueda de datos en la lista se verá comprometida y obtendrá resultados inesperados.
Los caracteres en mayúsculas y minúsculas en el campo no afectan a las búsquedas o órdenes de clasificación a menos que especifiquen específicamente que la aplicación de Microsoft Excel es un problema. También puede utilizar fórmulas en una celda si es necesario. Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas dentro de la lista de base de datos de Excel o fuera de la base de datos de Excel.
Tenga en cuenta también que puede editar y formatear las celdas como cualquier otra hoja de cálculo. Sin embargo, el problema que debe considerar prioritario es que los nombres de campo deben tener un formato diferente al resto de los datos de la lista de bases de datos. Se recomienda que no haya ningún otro formato en la lista excepto los encabezados de campo. Esto garantiza que no hay errores de cálculo de la aplicación en cuanto a lo que es un título de campo en la base de datos de excel y lo que no.
Si sigue estas reglas para crear una base de datos de Excel, encontrará que las funciones asociadas con la lista de base de datos de Excel funcionarán de manera eficaz y eficiente.
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